Knowledgebase:
Email bị từ chối - Lỗi "550 5.7.1 Message rejected as spam by Content Filtering"
Posted by Nguyễn Thu Quỳnh (Repu), Last modified by Nguyễn Thu Quỳnh (Repu) on 26 June 2018 12:28 PM

Hiện tượng

  • Bạn gửi Email qua chức năng Preview (xem trước) hoặc Send an Email Campaign (gửi thật) tới người nhận nhưng người nhận báo không có Email tới hòm thư của họ (cả Inbox lẫn Spam folder).
  • Bạn liên hệ và được LinkLeads báo lỗi, hệ thống của LinkLeads đã gửi email tới người nhận này nhưng email bị từ chối với lỗi "550 5.7.1 Message rejected as spam by Content Filtering"

Phân tích nguyên nhân

  • Với thông báo lỗi như trên, các email đã được Mail Server của LinkLeads gửi đi thành công.
  • Tuy nhiên, khi email tới Mail Server bên nhận, mail server quét email gửi tới (cả nội dung chính lẫn header - các thông tin kỹ thuật của email) và phát hiện vi phạm chính sách phòng chống Spam của Mail Server. Các nguyên nhân có thể là:
    • Nội dung Email chứa từ khóa (từ / cụm từ) hoặc định dạng (chữ hoa toàn bộ / chữ màu xanh lá hoặc đỏ /...) .... được coi là Spam theo chính sách của Mail Server
    • Chưa xác thực mail server của LinkLeads, cho phép mail server của LinkLeads đại diện cho người gửi để gửi mail. Các tiêu chuẩn xác thực cần thực hiện bao gồm: DKIM, SPF, DMARC. Đây là các thông tin mang tính kỹ thuật, bạn cần có sự hỗ trợ từ các nhân viên kỹ thuật IT hoặc đối tác / nhà cung cấp hiện đang quản trị Mail Server của người nhận để tìm hiểu nguyên nhân chính xác ở Mail Server bên nhận và thực hiện các biện pháp khắc phục.
      • Để xác thực Mail Server của LinkLeads, cho phép mail server LinkLeads đại diện cho bạn / người gửi để gửi các email đi, bạn (với sự hỗ trợ của nhân viên IT / đối tác / nhà cung cấp đang quản lý tên miền/domain) cần tiến hành cấu hình xác thực DKIM, SPF theo hướng dẫn sau của LinkLeads
    • Các nguyên nhân khác: đối với lỗi này, do vi phạm 1 chính sách phòng chống Spam nào đó của Mail Server bên nhận, nguyên nhân chính xác chỉ có thể được kiểm tra và biết được chính xác ở Mail Server bên nhận thông qua tìm hiểu Log. Việc này nằm ngoài kiểm soát của LinkLeads, bạn cần (với sự hỗ trợ của nhân viên IT) liên hệ với bên nhận Mail để làm việc với nhân viên IT / đối tác quản lý Mail Server của bên nhận tìm hiểu chính xác nguyên nhân của hiện tượng này

Giải pháp đề xuất

  • Bước 1: Kiểm tra xem Nội dung của bản tin liệu có phải là nguyên nhân hay không bằng cách gửi 1 bản tin với nội dung đơn giản tương tự 1 email trao đổi công việc bình thường
    • Soạn nội dung đơn giản, không chứa hình ảnh, không chứa đường link, không tô màu/viết hoa toàn bộ,...
    • Nội dung ví dụ:
Gửi anh A,

Em rất vui được biết anh và gửi lại thư này để thể hiện mong muốn được tiếp tục thảo luận với anh về các cơ hội trong tương lai sắp tới,

Nếu nhận được thư này, anh phản hồi lại giúp em nhé,

Em cảm ơn anh!

Trân trọng,
    • Bạn nên tự viết 1 nội dung đơn giản của riêng mình cho đa dạng và tránh những khách hàng trước đó của LinkLeads đã sử dụng nội dung này rồi, kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi các khách hàng trước đó của LinkLeads cũng đã nhiều lần sử dụng nội dung này.
    • Nếu Email đơn giản này gửi thành công tới người nhận mà không bị cảnh báo như trên => có thể kết luận: nguyên nhân xảy ra hiện tượng này chính là do nội dung email của bạn => 
      • Bạn thực hiện theo bước 2 để sàng lọc các nội dung có điểm Spam Score cao
      • Sau khi thực hiện theo Bước 2, bạn cần điều chỉnh dần nội dung bằng cách: add từng đoạn nội dung (từng đoạn văn bản, từng đường link, từng hình ảnh) rồi gửi email thật (send an email campaign) sau mỗi lần add từng đoạn nội dung tới khi bản tin của bạn bị vào Spam hoặc bị từ chối => bạn sẽ xác định được chính xác đoạn văn bản hay hình ảnh hay đường link nào là "thủ phạm"
    • Nếu Email đơn giản này gửi không thành công
      • Email đơn giản bị vào Spam => vui lòng liên hệ với LinkLeads để được hỗ trợ kiểm tra thêm
      • Email của bạn vẫn không gửi được và được LinkLeads thông báo Email bị từ chối với lý do như cũ => bạn hãy chuẩn sang bước 3 và bước 4 của hướng dẫn này
  • Bước 2: Kiểm tra Spam Score của bản tin khi bạn đang soạn nội dung của bản tin (Create / Edit an Email Campaign) , điểm Spam Score của bản tin nên < 1 hoặc không được quá 2.
  • Bước 3: Bạn cần xác thực DKIM và SPF cho phép mail server của LinkLeads đại diện thay người gửi (là bạn) gửi email với @[domain của bạn] tới người nhận. Cách thực hiện và kiểm tra, bạn vui lòng theo hướng dẫn Cấu hình DNS cho SPF, DKIM và White Label
  • Bước 4: Nếu tất cả các bước trên vẫn không có hiệu quả, bạn vẫn bị từ chối với thông báo như trên, bạn (với sự hỗ trợ của nhân viên IT) để làm việc với nhân viên IT / đối tác / nhà cung cấp đang quản lý Mail Server của bên nhận để kiểm tra nguyên nhân chính xác nhất và phối hợp cùng họ để giải quyết vấn đề này. 
    • Trong quá trình trao đổi, nhân viên kỹ thuật IT có thể sẽ đề nghị bạn hỗ trợ 1 số công việc dưới đây
      • Gửi bản tin
      • Thông báo cho họ: tiêu đề bản tin, thời gian bạn gửi
      • Test lại việc gửi bản tin sau khi nhân viên IT quản lý Mail Server bên nhận điều chỉnh hệ thống (như add domain của bạn vào whitelist, gỡ bỏ 1 số bộ lọc Spam,...)
    • LinkLeads rất mong muốn có thể giải quyết triệt để vấn đề cho bạn, tuy nhiên, vấn đề này nằm ngoài phạm vi có thể kiểm soát của LinkLeads. Rất mong bạn hiểu và thông cảm cho sự hạn chế này! Nếu bạn không có sự nhân viên IT có thể hỗ trợ để làm việc với IT quản lý Mail Server bên nhận và mong muốn LinkLeads hỗ trợ việc này, vui lòng liên hệ với nhân viên tư vấn của LinkLeads (tạo ticket trên Repu Desk) để được báo giá dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật Mail Server (dịch vụ gia tăng)
(0 vote(s))
Helpful
Not helpful

Comments (0)
Post a new comment
 
 
Full Name:
Email:
Comments:
Powered by Repu Digital